Stellenangebot 2024

Empfang und Betreuung von Gästen: Du repräsentierst die Unternehmensgruppe als Erstkontakt für alle Besucher: innen und Gäste des gesamten Gebäudes – sowohl für unsere Unternehmensgruppe als auch die Mieter.

Telefonzentrale: Du nimmst eingehende Anrufe an, leitest diese an die entsprechenden Stellen weiter und erteilst erste Auskünfte.

Postbearbeitung: Du unterstützt bei der Annahme und der Verteilung von Briefen, Paketen und sonstiger Post.

Administrative und organisatorische Unterstützung innerhalb des Empfangsteams: Du unterstützt bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben wie der Pflege von Dokumenten und Listen sowie bei organisatorischen Themen.

Du trittst stets freundlich und professionell auf und legst Wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild.

Deine Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus.

Du verfügst über ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich; Weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Du verfügst über grundlegende Kenntnisse in der Anwendung von Word, Excel und Outlook und kannst diese sicher einsetzen.

Kaufmännische Verantwortung für den zugewiesenen Immobilienbestand auf Eigentümerseite sowie enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und dem technischen Objektmanagement zur Sicherstellung einer effizienten Verwaltung.

Prüfung und Kontierung laufender Geschäftsvorfälle sowie Überwachung der Zahlungseingänge- und -ausgänge und Bearbeitung des Mahnwesens in Abstimmung mit der Rechtsabteilung und Buchhaltung.

Erstellung der jährlichen Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen in Kooperation mit externen Service-Dienstleistern (z.B. Kalo, Ista)

Kommunikation mit Mieter:innen, Behörden, Anwälten sowie professionelles Beschwerdemanagement und Bearbeitung von Rechtsfällen.

Regelmäßige Objektbesuche und Austausch mit Hausmeistern zur Sicherstellung des reibungslosen Betriebs.

Bearbeitung von Mieterhöhungen (Index, Mietspiegel, Modernisierung) sowie Verwaltung von Kündigungen und Kautionsabrechnungen.

Pflege der Stammdaten der betreuten Objekte und Mieter.

Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung zur/ zum Immobilienkauffrau/-mann – idealerweise ergänzt durch eine Fortbildung zur/ zum Immobilienfachwirt/in – sowie einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen Objektmanagement.

Teamorientierung, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung gehören zu Deinen Stärken.

Du bringst umfassende Erfahrungen in der effektiven Schnittstellenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partner:innen mit und setzt deine Kommunikationsfähigkeiten gewinnbringend ein.

Im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen bist Du routiniert. Idealerweise hast Du bereits mit iX-Haus oder einer anderen Immobiliensoftware gearbeitet.